smart_ide/services/docv/enso-docs/features/specs/SPEC_18_operation.md

Spec : Opération (cabinet/office)

Zone : 18 — Opération (cloisonnée au cabinet/office)
Référence cartographie : nouvelle zone, actions 18.84 à 18.96.

1. Objectif

• Gérer les opérations au sein du cabinet/office : création (peut créer une société), consultation, modification, avec société(s) liée(s), contacts, documents et commentaires.
• Périmètre cloisonné : aucune donnée n’est partagée hors du cabinet/office ; accès selon rôles internes (accès interne, restreint au dossier, secret avocat/notaire associé).
• Extraction de données depuis KBIS, répartition IA de fichiers ZIP par type de document, workflow documentaire étendu.

2. Périmètre et relations

2.1 Homogénéisation : Dossier = Société = Entreprise

Un dossier est une société qui est une entreprise. Homogénéisation sous le terme société.

• Une société peut être société mère ou société fille d’une société mère.
• L’archivage est au niveau des sociétés (dossiers).
• Tous les objets ont un uid technique (non affiché) ; les numéros (dossier, comptable, etc.) sont des références métier.

2.2 Hiérarchie des entités

Entité	Relation	Description
Société	1 société = 1 entité + parent optionnel (société mère)	Dossier/entreprise ; niveau archivage ; peut avoir des sociétés filles ; données dans table societies
Opération	1 opération appartient à une société (société dossier)	society_uid = société dossier qui contient l’opération ; une opération peut créer une nouvelle société (qui devient société liée et société fille de la société dossier)
Société liée	1 opération → N sociétés (jointure)	Une société liée = une société ; « lié » = jointure à un objet commun ; peut être référence vers société existante OU société créée pour l’opération
Document	1 document = plusieurs fichiers + statut workflow	Selon config type : rattaché à l’opération OU à la société ; N-N avec sociétés liées
Fichier	1 fichier = 1 fichier + document parent	Commentaires, certificats d’ancrage, template, CNIL
Contact	1 contact = 1 personne + rôles opération + rôles entreprise	Un utilisateur peut avoir plusieurs contacts ; un contact peut avoir des rôles différents selon la société

2.3 Niveaux d’accès aux commentaires

Niveau	Libellé	Qui peut accéder
internal	Accès interne	Tous les membres du cabinet
restricted	Restreint au dossier	Gestionnaires de l’opération (cabinet avocat ou notaire)
secret	Secret	Avocat et avocat associé, ou Notaire et notaire associé uniquement

3. Opération — Description

3.1 Champs

Champ	Obligatoire	Éditable	Description
Titre	Oui	Oui	Libellé de l’opération
Date	Oui	Oui	Date de l’opération (par défaut : date du jour)
Numéro de dossier	Non	Oui	Référence métier (dossier)
Numéro comptable	Non	Oui	Référence métier (comptable)
Entreprise	Oui (coche)	Oui	Indique si l’opération concerne au moins une société liée ; certaines opérations ne concernent que des particuliers sans société
Type d’opération	Oui	Oui	Liste paramétrable : cession, approbation des comptes, autres + bouton ajout
Commentaires	Non	Oui	Ajout/modification/suppression ; niveau d’accès (interne, restreint au dossier, secret)

3.2 Types d’opération

Liste paramétrable par office. Valeurs par défaut : cession, approbation des comptes, autres. Bouton d’ajout pour nouveaux types.

3.3 Étapes par type d’opération (distinctes des étapes de création)

Deux concepts distincts :

• Étapes de création d’opération (section 7) : infos → contacts → affectations ZIP → fichiers de synthèse — ordre fixe, pas de retour.
• Étapes par type d’opération : ex. promesse, acte, AGE/AGO (Assemblées Générales Extra/Ordinaire) — séquence métier propre au type ; une opération est à tout moment dans une étape donnée.

Les AGE/AGO ont un workflow d’édition du PV (procès-verbal).

Passage d’étape : automatique en fonction des actions réalisées (boutons).

État de l’opération : état global propre à l’opération (ouverte, en cours, clôturée, etc.), distinct de l’étape et des états des documents.

Le paramétrage (droits, types de documents, états/workflow) dépend aussi des étapes du type d’opération.

4. Société liée — Description

Une société liée = une société ; « lié » désigne la jointure à un objet commun (opération). Les données sont dans la table societies ; la liaison se fait via une table de jointure (operation_uid, society_uid). Une société liée peut être une référence vers une société existante ou une société créée pour l’opération.

4.1 Champs

Champ	Obligatoire	Source	Description
KBIS	Non	Document uploadé	Extraction des données pour compléter les champs
Type	Oui	Saisie / extraction	Groupe ou Entreprise
Imposition	Oui	Saisie	IS ou IR
SCI	Oui	Saisie	Oui ou Non
Numéro SIRET	Oui	Extraction KBIS / saisie	Obligatoire
Type d’activité	Oui	Liste paramétrable	Particulier (par défaut), boulangerie, etc. + bouton ajout
Commentaires	Non	Saisie	Niveau d’accès : interne, restreint au dossier, secret

4.2 Extraction KBIS

Document attendu (optionnel). Extraction des champs pour pré-remplissage : SIRET, dénomination, forme juridique, adresse, etc.

5. Contacts — Description

5.1 Modèle de contact

1 contact = 1 contact avec :

• Rôles opération : plusieurs rôles et sous-rôles opération par opération, dans plusieurs opérations.
• Rôles entreprise : plusieurs rôles et sous-rôles entreprise par société, dans plusieurs sociétés.

Un contact peut avoir plusieurs sous-rôles pour la même opération. Les rôles et sous-rôles sont cumulatifs.

5.2 Champs

Champ	Obligatoire	Description
Nom	Oui	Nom de famille
Prénom	Oui	Prénom
Email	Oui	Adresse email
Téléphone	Oui	Numéro de téléphone
Rôles opération	Oui	Rôle(s) et sous-rôle(s) dans l’opération (cumulatifs)
Rôles entreprise	Non	Rôle(s) et sous-rôle(s) dans la société (cumulatifs)
Actionnaire	Non	Coche + nombre de parts
Commentaires	Non	Niveau d’accès : interne, restreint au dossier, secret

5.3 Rôles principaux et sous-rôles

Rôle principal	Sous-rôles possibles
Client	client 1, 2, 3… ; cabinet d’avocat ; office notarié ; commissaire aux comptes ; comptable ; DAF ; dirigeant ; agence ; diagnostiqueur ; banque ; vendeur ; acheteur
Cabinet d’avocat	avocat ; avocat associé ; collaborateur ; secrétariat ; stagiaire ; commissaire aux comptes ; comptable ; DAF ; dirigeant
Office notarié	notaire ; notaire associé ; collaborateur ; secrétariat ; stagiaire ; commissaire aux comptes ; comptable ; DAF ; dirigeant
Confrère avocat	avocat ; avocat associé ; collaborateur ; secrétariat ; commissaire aux comptes ; comptable ; DAF ; dirigeant
Confrère notaire	notaire ; notaire associé ; collaborateur ; secrétariat ; commissaire aux comptes ; comptable ; DAF ; dirigeant
Infogreffe	—
Mairie	—
INSEE	—
Dataroom	invité — rôle externe ; on peut lui demander occasionnellement des documents ou lui en fournir (ex. cession). Quand on ajoute un membre dans un rôle/sous-rôle à un utilisateur dans un dossier et qu’on lui envoie/demande/valide/refuse un document → il reçoit un mail pour se connecter avec confirmation SMS (pas de mot de passe)

5.4 Rôles entreprise (par société)

avocat, avocat associé, notaire, notaire associé, collaborateur, secrétariat, commissaire aux comptes, comptable, DAF, dirigeant.

5.5 Gestion des doublons

• Critères : email, nom+prénom, ou autre selon configuration.
• Comportement : si nouveau contact identique à un existant → pas de création ; alerte pour choix manuel (sélectionner l’existant ou fusion avec l’existant).

6. Documents — Description

6.1 Document (entité)

Attribut	Description
Type de document	Liste paramétrable + bouton ajout
Rattachement	Selon config du type de document : à l’opération OU à la société (pas à la société parente)
Sociétés liées	Un document peut avoir plusieurs sociétés liées (N-N)
Fichiers	Plusieurs fichiers par document
Commentaires	Niveau d’accès : interne, restreint au dossier, secret
Statut	Voir workflow (section 6.2)
Supprimé	Oui / Non (logique)
Signé	Oui / Non ; signé par défaut = éviter validation/refus
Dates des statuts	Horodatage par transition
Dépositaire attendu	Rôle attendu pour le dépôt
Validé par défaut	Oui / Non
Droits	Par rôle, sous-rôle, statut dossier, type opération, étape, type activité, type document, statut document (héritage)

Note : L’archivage est au niveau des sociétés (dossiers), pas des documents.

6.2 Workflow documentaire — Transitions

Chemin	Description
à demander → exclure → final	Vide sans doc, sans demande ; exclusion des docs attendus par le notaire ou l’avocat
à demander → demandé → à envoyer → envoyé → validé/refusé → final	Documents envoyés par les autres que membres ; hors cabinet/office gestionnaire
à demander → demandé → à envoyer → envoyé → téléchargé → final	Documents envoyés par les membres ; hors cabinet/office gestionnaire
à demander → demandé → à envoyer → envoyé → final	Documents envoyés sans validation particulière requise

Configuration des workflows : par rôle, type d’opération, étape, type d’activité, type de document, état du document, état de l’opération (héritage pour le rôle).

Par défaut : tout est d’abord « à demander » ; rôle client et sous-rôle client : leurs membres doivent envoyer les documents reçus ; membres des cabinets/offices : valident, refusent, excluent, suppriment, relancent ou demandent.

6.3 Preview / vignette

En fonction des formats de fichier, utiliser la solution technique la plus adaptée pour la génération des vignettes.

6.4 Fichier (entité)

Attribut	Description
Document parent	Référence au document
Commentaires	Niveau d’accès
Certificats d’ancrage	Blocage / preuve
Template	Oui / Non
Variables template	Optionnel
Type d’informations	Classification
CNIL	Délai d’expiration
Utilisateurs (rôles) des données	Liste + usage + justification

6.5 Types de documents attendus (liste paramétrable)

• Fiche INSEE (option)
• Annonce BODACC (option)
• Droit de préemption (mairie)
• État des comptes (par années, option)
• Certificat d’urbanisme (option)
• Liste de salariés (option)
• Autres : liste paramétrable + bouton ajout

6.6 Upload ZIP et répartition IA

• Option : upload d’un ZIP de dossiers et fichiers.
• L’IA analyse et affecte automatiquement chaque fichier au type de document approprié.

6.7 Association variables et sources

• Configuration : liste d’association variables ↔ source des informations (type d’informations) ↔ type de document contenant le fichier source.
• Usage : génération de documents à éditer depuis des fenêtres sur serveur OpenOffice/OnlyOffice local.

6.8 Édition de documents à envoyer par le notaire

Tout document à envoyer par le notaire peut faire l’objet d’une édition :

• Choix du modèle
• Génération du document .docx par IA (templates + variables + tout le contenu de l’opération + IA)
• Document .docx en visualisation sur un serveur OpenOffice

7. Étapes après création

Ordre fixe : 1. infos → 2. contacts → 3. affectations ZIP → 4. fichiers de synthèse. Pas de retour possible sur une étape validée pour corriger.

7.1 Validation et correction des données complétées automatiquement

• Informations : validation et correction des champs pré-remplis par extraction (KBIS, documents, etc.).
• Contacts : validation et correction des contacts complétés automatiquement (extraction depuis documents, doublons cabinet).
• Affectations documents ZIP : validation et correction des affectations automatiques des documents issus du ZIP (répartition IA par type de document).

7.2 Validation des fichiers de synthèse

Fichier de synthèse	Description
Fiche entreprise	Synthèse des données entreprise
Liste des mouvements du capital	Historique des mouvements de capital
Liste des associés	Liste des associés/actionnaires
Liste des salariés	Liste des salariés
Liste des baux	Liste des baux
Liste des contrats	Liste des contrats

Génération/complétion : si la société (dossier ou liée, n’importe) n’a pas encore de synthèse → elle est générée automatiquement ; sinon elle est complétée (écran + données en BDD).

Périmètre : les 6 fichiers de synthèse sont définis par société (chaque société a sa propre synthèse).

8. Accès à l’opération après corrections/validations

8.1 Structure des onglets

• Niveau 1 : onglets par rôle.
• Niveau 2 : dans chaque rôle, onglets par sous-rôle.
• Niveau 3 : dans chaque sous-rôle, onglets des membres de ce sous-rôle (selects multiples ou cases à cocher, selon ergonomie).

Membres : contacts de l’opération ayant ce rôle/sous-rôle + utilisateurs du cabinet (collaborateurs) affectés au dossier. Rôles et sous-rôles sont affectés aux contacts saisis et extraits. À la création du dossier : le créateur du dossier + choix des collaborateurs sur le dossier.

8.2 Accès aux onglets

• Seuls les rôles des cabinets d’avocats et des offices notariaux ont accès aux onglets complets.
• Les autres (clients, dataroom invité, infogreffe, mairie, INSEE, etc.) n’ont que la vue des documents qui les concernent : envoyés, reçus, ou accès en visualisation.

8.3 Liste des opérations

Opérations dans lesquelles la personne connectée a un rôle.

8.4 Tableau des documents par onglet

Dans chaque onglet (rôle / sous-rôle / membre) :

• Colonnes : document, type, sociétés liées, état, dates des statuts.
• Actions possibles (selon droits par rôle, sous-rôle, statut dossier, type opération, étape, type activité, type document, statut document) :
  • Demande, Relance, Exclusion du document, Modification, Suppression, Visualisation (vignette preview), Téléchargement, Validation, Refus.

9. Écrans et routes

Écran	Route	Identifiant stable	Fonctions attendues
Liste des opérations	/operations	operations.list	Liste paginée, filtres, tri, création
Détail opération	/operations/[operationUid]	operations.detail	Fiche complète : en-tête, société(s) liée(s), contacts, documents ; onglets rôle → sous-rôle → membres
Création opération	/operations/create	operations.create	Formulaire opération + entreprise + contacts + documents
Édition opération	/operations/[operationUid]/edit	operations.edit	Modification des sections
Validation/correction (post-création)	/operations/[operationUid]/validate	operations.validate	Validation infos, contacts, affectations ZIP, fichiers de synthèse
Société liée (dans opération)	section ou modal	operations.society	Formulaire société liée, extraction KBIS
Contacts (dans opération)	section ou modal	operations.contacts	Liste, ajout, modification, suppression ; alerte doublon
Documents (dans opération)	onglets rôle → sous-rôle → membres	operations.documents	Tableau documents ; états ; actions selon droits ; seuls cabinets/offices ont onglets complets ; autres : vue documents les concernant
Types d’opération (paramétrage)	/settings/operation-types	operation-types.list	Liste, création, édition ; définition des étapes par type
Étapes par type d’opération (paramétrage)	/settings/operation-types/[typeUid]/steps	operation-type-steps.list	Liste des étapes, création, édition, ordre
Types d’activité (paramétrage)	/settings/activity-types	activity-types.list	Liste, création, édition

10. Règles métier et contraintes

• Cloisonnement : toutes les données restent dans le cabinet/office ; pas de partage externe.
• Archivage : au niveau des sociétés (dossiers), pas des opérations ni des documents.
• Hiérarchie : société = dossier = entreprise ; société → opérations ; opération peut créer une nouvelle société ; document rattaché à l’opération OU à la société selon config.
• Création opération : pas obligatoirement dans une société existante ; pas d’opération orpheline — à minima le SIRET (société avec au moins SIRET).
• Validation : titres, dates, SIRET, rôles obligatoires selon les champs définis ; pas de fallback silencieux.
• Contacts : doublon → pas de création, alerte pour choix manuel.
• Documents : workflow configuré par rôle, type opération, étape, type activité, type document, état document, état opération (héritage).
• Extraction KBIS : appel service back (IA ou parsing) ; erreur explicite si échec.
• Répartition ZIP : appel service IA back ; proposition d’affectation modifiable par l’utilisateur.
• Post-création : séquence fixe (infos → contacts → affectations ZIP → fichiers synthèse) ; pas de retour sur étape validée.

11. Paramétrage

• Types d’opération : liste par office, ordre d’affichage.
• Étapes par type d’opération : chaque type d’opération définit une séquence d’étapes (paramétrable).
• Types d’activité : liste par office, ordre d’affichage.
• Types de documents : extension de la zone 3 avec rattachement (opération ou société) ; par étape : les types de documents attendus peuvent varier selon l’étape.
• Rôles et sous-rôles : liste paramétrable (client, cabinet avocat, office notarié, confrère avocat, confrère notaire, infogreffe, mairie, INSEE, dataroom).
• Droits : par rôle principal, par sous-rôle, par statut du dossier (statut de la société : archivée, etc.), par type d’opération, par étape, par type d’activité, par type de document, par statut du document.
• Héritage : les règles sont définies à tous les niveaux ; par défaut le niveau du dessus s’applique.
• Workflow / états : configuration par rôle, type d’opération, étape, type d’activité, type de document, état du document, état de l’opération (ouvert, en cours, clôturé, etc. — global à l’opération, distinct des documents/étapes).
• Référence : PARAMETRAGE_ECRANS_ACTIONS.md.

12. Données et API

12.1 Entités

• Society (uid, parent_society_uid, office_uid, …) — dossier = société = entreprise ; société mère ou fille ; niveau archivage
• Operation (uid, society_uid, office_uid, title, date, case_number, accounting_number, has_company, operation_type_uid, current_step_uid, status (état global : ouvert, en cours, clôturé), created_at, updated_at) — société dossier ; peut créer une société (devient société liée + société fille) ; étape courante
• OperationTypeStep (uid, operation_type_uid, label, order) — étapes par type d’opération
• OperationComment (uid, operation_uid, content, access_level, author_uid, created_at)
• OperationSociety (operation_uid, society_uid) — table de jointure ; une société liée = une société (données dans societies)
• SocietyComment (uid, society_uid, content, access_level, author_uid, created_at) — commentaires sur la société
• Contact (uid, office_uid, last_name, first_name, email, phone, created_at) — réutilisable ; un utilisateur peut avoir plusieurs contacts
• OperationContact (uid, operation_uid, contact_uid, roles_operation, sub_roles_operation, is_shareholder, shares_count, created_at) — rôles/sous-rôles cumulatifs
• SocietyContact (uid, society_uid, contact_uid, roles_enterprise, sub_roles_enterprise, created_at) — rôles entreprise par société
• ContactComment (uid, operation_contact_uid ou society_contact_uid, content, access_level, author_uid, created_at)
• UserContact (user_uid, contact_uid) — un utilisateur peut avoir plusieurs contacts
• OperationDocument (uid, operation_uid, society_uid?, document_type_uid, attachment_target, status, deleted, signed, expected_depositor_role, validated_by_default, created_at, updated_at) — attachment_target : operation | society
• OperationDocumentSociety (operation_document_uid, society_uid) — N-N : document → N sociétés liées
• OperationDocumentFile (uid, operation_document_uid, file_ref, template, template_variables, info_type, cnil_expiry, created_at)
• OperationType (uid, office_uid, label, order)
• ActivityType (uid, office_uid, label, order)

Identifiants : tous les objets ont un uid technique (non affiché) ; numéros = références métier.

12.2 Endpoints (principaux)

• GET /operations — opérations où la personne connectée a un rôle
• GET/POST /societies/[societyUid]/operations, GET/PATCH/DELETE /operations/[operationUid] — une opération peut créer une société
• GET/POST /operations/[operationUid]/societies, GET/PATCH/DELETE /operations/[operationUid]/societies/[societyUid] — sociétés liées
• POST /operations/[operationUid]/validate — étapes post-création (ordre fixe, pas de retour)
• GET/POST /operations/[operationUid]/contacts, GET/PATCH/DELETE /operations/[operationUid]/contacts/[contactUid]
• GET /contacts?q= (recherche cabinet, alerte doublon, pas de création si identique)
• GET/POST /operations/[operationUid]/documents, GET/PATCH/DELETE /operations/[operationUid]/documents/[documentUid]
• GET/PATCH /operations/[operationUid]/documents/[documentUid]/societies (liaison N-N sociétés liées)
• POST /operations/[operationUid]/documents/upload-zip (répartition IA)
• POST /operations/[operationUid]/societies/[societyUid]/extract-kbis
• GET/POST /operation-types, GET/PATCH/DELETE /operation-types/[uid]
• GET/POST /operation-types/[uid]/steps, GET/PATCH/DELETE /operation-types/[uid]/steps/[stepUid] (étapes par type d’opération)
• GET/POST /activity-types, GET/PATCH/DELETE /activity-types/[uid]

13. Sécurité et accessibilité

• Autorisation : accès aux opérations où la personne a un rôle ; contrôle du niveau d’accès (interne, restreint au gestionnaire de l’opération, secret) selon rôle.
• Invités dataroom : connexion par mail + confirmation SMS (pas de mot de passe) lorsqu’un document leur est envoyé/demandé/validé/refusé.
• Données sensibles : commentaires secret visibles uniquement avocat/avocat associé ou notaire/notaire associé.
• Accessibilité : formulaires avec labels, erreurs associées ; listes avec en-têtes ; boutons identifiables.

14. Impacts

• Front : pages operations (liste, détail, création [créateur + collaborateurs], édition), page validation/correction post-création, onglets rôle → sous-rôle → membres (contacts + collaborateurs) ; édition documents .docx (modèle, IA, OpenOffice) ; modals ; paramétrage.
• Back : modules societies, operations, operation_society (jointure), contacts, operation_documents ; services extraction KBIS, répartition IA, génération fichiers de synthèse, édition documents ; repositories.
• Shared : types Operation, Society, Contact, OperationDocument, statuts, niveaux d’accès.
• Dépendances : zones 3 (types de documents), 6 (rôles), 17 (IA pour extraction et répartition).

15. Modalités de déploiement

• Prérequis : migrations pour tables societies, operations, operation_society (jointure), operation_contacts, society_contacts, user_contacts, operation_documents, operation_document_societies, operation_document_files, operation_types, operation_type_steps, activity_types ; seeds pour types par défaut.
• Déploiement standard ; pas d’étape spécifique hors flux standard.

16. Modalités d’analyse

• Recette : création opération complète (entreprise, contacts, documents) ; extraction KBIS ; upload ZIP et répartition IA ; validation/correction post-création (infos, contacts, affectations ZIP, fichiers de synthèse) ; accès par onglets rôle/sous-rôle ; tableau documents avec actions (demande, relance, exclusion, modification, suppression, visualisation preview, téléchargement, validation, refus) ; archivage au niveau dossier.
• Logs : création, modification, extraction, répartition IA, erreurs.
• Données : cohérence opération–entreprise–contacts–documents ; intégrité SIRET, rôles.